זהו מאמר מיוחד על ניהול זמן, כיוון שאתם תקבלו טיפים שונים ממה שמתייחסים אליהם בדר"כ בניהול זמן. אני לא הולך להסביר לכם איך לעבוד עם יומן או לתכנן משימות. ברור שאלו עקרונות חשובים, רק שכנראה אתם כבר יודעים זאת.
אני הולך לחשוף את ארבע הטעויות הכי גדולות שאנשים עושים בניסיון לחסוך זמן, אך בפועל לא רק שהניסיונות האלו לא מקנים לנו זמן נוסף, הן מהוות את גזלן הזמן הגדול ביותר. ומה שיפה הוא שממש קל לתקן את הטעויות האלו ברגע שמזהים אותן, הבעיה היא שאנשים כלל לא מודעים שזה מה שהורס להם את ניהול הזמן.
לאחר מכן, נדבר על ארבע העקרונות הכי חשובים בניהול זמן שרוב האנשים אינם מתייחסים אליהם.
ניהול זמן – המדריך המלא בסרטונים
חלק ראשון – 4 טעויות בניהול זמן
חלק שני – 4 עקרונות בניהול זמן
רוצים לקבל טיפים על פרודוקטיביות וניהול זמן?
לחצו כאן והצטרפו בחינם לקבוצת WhatsApp בה אני שולח פעם בשבוע משפט השראה + סרטון ומאמר שיעזרו לכם לפתוח את השבוע עם חיוך ומוטיבציה.
בנוסף, בידקו את הקורס הדיגיטלי NLP לביטחון עצמי, שמלבד תהליך עומק איכותי לפיתוח הערכה עצמית, תקבלו בו גם כלים שיעזרו לכם להשיג הרבה יותר ולהתנהל בצורה יעילה יותר.
אין ניהול זמן יש ניהול עצמי
לפני שתכירו את הטעויות והעקרונות, יש לציין, אין באמת דבר כזה ניהול זמן, יש ניהול עצמי, הזמן חולף בין שנפעל ובין שננוח, אך השאלה היא עד כמה אנחנו מצליחים להגשים את עצמנו במגבלותיו. כל העקרונות שתלמדו במאמר, הם כאלו שבמידה ותיישמו אותם תוכלו להפיק מהזמן שלכם הרבה יותר. ולא רק שתשיגו יותר, אלא תוכלו לחוות בדרך סיפוק והנאה, שזה מה שאפילו חשוב יותר מתוצאות.
4 טעויות של ניהול זמן
טעות ניהול זמן 1# – לחסוך זמן על חשבון שעות שינה
ככל הנראה הטעות הכי נפוצה והרסנית שאנשים עושים ולא קולטים אפילו עד כמה היא טעות, היא לנסות לחסוך זמן על ידי הפחתת שינה. שעות שינה הן הדבר הכי זמין שניתן לקצץ ממנו. להישאר עוד שעתיים ערים ולקום באותה שעה רגילה. הנה בקלות הרווחנו זמן לא? האמת שממש לא.
4 סיבות שמחסור בשינה לא חוסך זמן
1. פגיעה מיידית ביכולות קוגניטיביות
ראשית, מחקרים רבים הוכיחו שמחסור בשינה פוגע באופן ישיר ביכולות הקוגניטיביות שלנו, בריכוז, בזיכרון, קבלת החלטות, שימוש בשפה ועוד. כל היכולות השכליות דועכת באופן מיידי אחרי לילה ללא שינה או מספר לילות עם שינה גרועה. וכשהמחסור גדול גם היכולות המוטוריות ומערכת השרירים נחלשות.
בשורה התחתונה אולי הרווחנו עוד שעתיים בלילה, אבל כל היום יהיה פחות פרודוקטיבי ולא נחסוך זמן.
2. בטווח הארוך חוסר שינה הורס את המוח והגוף
מחקרים נוספים מוכיחים חד משמעית שמחסור שינה פוגע במערכת החיסון והמוכנות של הגוף להתגונן בפני מחלות, הוא הורס תאים במוח ומונע ממנו להשתקם, כאשר גם הגוף והשרירים מתאוששים פחות טוב. אנשים עם מחסור בשינה, מצויים בסכנה לפתח יותר מחלות. ואם יש מחלה קיימת, המחסור יאיץ את ההתקדמות שלה.
בניסוי על עכברים עם גידול סרטני ראו שאצל אלו שלא קיבלו מספיק שינה הגידול התפתח פי כמה יותר מהר. אז אם בסוף אנחנו חולים וצריכים לדאוג לגוף שלנו זה לא ניהול זמן אפקטיבי.
3. מחסור בשינה מקצר את החיים
מחקרים מראים שמחסור בשינה במשך שנים מקצר את החיים, לכן מדובר בניהול זמן שגוי, אולי הרווחנו כמה שעות כל יום, אבל קיצרנו שנים מהחיים, בשורה התחתונה אין רווח.
4. המצב הרגשי שלנו נפגע מחוסר שינה והלחץ עולה
ניהול זמן הוא לא להספיק כמה שיותר, אלא להספיק כדי שנוכל להיות פנויים לדברים שמהנים עבורונו. או לחלופין להספיק כי זה נותן לנו תחושת משמעות. אבל אם המצב הרגשי שלנו ירוד בגלל המחסור בשינה. לא משנה כמה נספיק זה לא שווה. מעבר לכך, כמו כשהמצב הרגשי אינו יציב, היכולת שלנו להיות אפקטיבית דועכת.
איך יודעים אם יש מחסור שינה?
כמות השעות הנדרשת ללילה משתנה מעט מאדם לאדם, לכן איך יודעים אם יש מחסור?
במידה ויש מחסור חמור זה מובן מאליו, אתם נרדמים בכל מקום, לא מרוכזים וזקוקים לעוד ועוד קפה. אבל הרבה אנשים בגלל שהחיים שלהם עמוסים לא שמים לב לעייפות שלהם, כי הגוף מלא באנדנלין והורמני סטרס. מבחן מדויק יותר הוא לעשות מדיטציה של יותר מעשר דקות. אם אתם מתעפצים, סימן שאתם במחסור שינה.
לא משנה כמה אתם בלחץ, הטעות הכי גרועה היא לנסות לחסוך עם פחות שינה. זה ניהול זמן שגוי.
טעות ניהול זמן 1.5# – לחסוך זמן על חשבון פעילות גופנית
לא אכנס לעומק ההסבר. אך כל מה שהסברתי בנוגע לשינה נכון גם לגבי פעילות גופנית, הגוף שלנו זקוק לכך. אנחנו חדים ועירניים יותר עם פעילות גופנית, חולים פחות, חיינו מתארכים ואנו שמחים יותר. אל תוותרו על פעילות גופנית כי לא תרוויחו מכך שום זמן נוסף.
טעות ניהול זמן 2# – לחסוך זמן במולטיטאסקינג
הטעות השניה הכי גדולה בניסיון לחסוך זמן היא לעשות משימות במקביל. לדוגמה לענות למייל בזמן שמדברים בטלפון. או לדבר בפלאפון ולקרוא באתר חדשות. זה גורם לכך שהעבודה תהיה פחות יעילה. המוח שלנו לא בנוי לעבוד על שני דברים במקביל והוא נאלץ לקפוץ במהירות אדירה ממשימה למשימה, מה שפוגע ב"שריר" הריכוז שלנו בטווח הארוך ובטווח המיידי מייצר טעויות ריכוז מביכות.
יוצאים מן הכלל הם מצבים שהמערכות שפועלות הן מאוד שונות. לדוגמה: שמיעת מוזיקה בזמן ריצה. האמת שאפילו במצבים האלו הריכוז נפגע מעט, אבל ברמה שניתן להרשות זאת לעצמנו.
טעות ניהול זמן 2.5# – לקפוץ ממשימה למשימה
כשמדברים על נזקי המולטיטאסקינג, הבעיה הנפוצה יותר היא לקפוץ ממשימה למשימה. לענות למייל ואז להסתכל בוואטספ, ואז לשבת לכתוב מסמך חשוב, אחר כך לענות לשיחה. לחזור למלא דו"ח וכן הלאה. מסתבר שההפרעות האלו קוטעות את רצף המחשבה, וכל פעם שאנו חוזרים בחזרה למשימה לוקח לפעמים מספר דקות, עד שחוזרים לאותה רמת מהירות ודיוק.
אנשים פועלים כך, כי נדמה להם שהם אפקטיביים ומספיקים הרבה, בפועל הם אכן מתאמצים הרבה, אבל מספיקים מעט.
טעות ניהול זמן 3# – לחסוך זמן על חשבון מנוחה
דרך נפוצה מאוד לחסוך זמן בקרב אנשים נחושים וחדורי חזון היא לוותר על המונחות שלהם. איני מתכוון לשינה. אלא למנוחות במהלך היום. הפסקת קפה רגועה בלי עבודה, בילוי ערב, עיסוק בתחביבים וכדומה.
אנשים חרוצים נוטים לזלזל במונחות מסוג זה ולעיתים אפילו לראות בהן חולשה. במידה מסוימת ברור שמי שמקדיש את כל חייו לבילויים, תחביבים והפסקות, כנראה לא יגיע רחוק וגם לא יהיה מאושר יותר. עם זאת, עלינו לזכור שאנחנו בני אדם ולא מכונות. כל ניסיון לנהל לעצמנו את הזמן והאנרגיה כאילו היינו רובוט הוא שגוי ובטווח הארוך מחסור במונחה פוגם בריכוז וביעילות.
טעות ניהול זמן 3.5# – לקחת מנוחה בדברים הלא נכונית
כמובן, כאשר מדברים על מנוחות מה שהרבה יותר חשוב מהכמות זוהי האיכות. הטעות שאנשים עושים זה שהם כבר לוקחים מנוחות אבל מקדישים אותן לטלוויזיה, רשתות חברתיות, אתרי חדשות וכדומה. מנוחות כאלו, אולי לא דורשות ריכוז ואנרגיה, אך מאידך הן גם לא טוענות אותנו ובטווח הארוך גורמות לחיים שלנו להיות סתמיים ופוגעות בהערכה העצמית.
המנוחות שאנו באמת זקוקים להן הן בילוי עם משפחה וחברים טובים, דייט רומנטי עם בן/בת הזוג. קשר אותנטי בגובה העיניים בלי פלאפונים. מסתבר שמגע אנושי אחד, שיחה אחת טובה וקצרה, מסוגלים לטעון ליום שלם והרבה יותר משעות של ישיבה סתמית.
בנוסף, אנו זקוקים לטבע ונופים, העיר הצפופה והבטון לא מיטיבים עם הנפש. בוודאי לא המחשב והמסכים.
ולסיכום, מועיל לעסוק בתחביבים משמעותיים שמכניסים אותנו לריכוז גבוה ודורשים מאיתנו להיות אקטיביים, על אף שהם דורשים יותר אנרגיה מאשר סתם להימרח על הספה, למעשה הם טוענים אותנו.
בעוד שקשר אנושי איכותי חשוב שיהיה יום יומי, בתחביבים ובטבע גם גיחות של פעם בשבוע עושה את העבודה.
בשורה התחתונה התעקשות לא לצאת לשטוף את הראש, היסגרות במשרד וויותר על תחביבים, גם אם מעניקים לנו זמן בטווח הקצר, בטווח הארוך מדובר בניהול זמן גרוע מאוד שיפגע בחדות שלנו. ואני אומר לכם את זה מלב אל לב בתור מי שנפל בטעות הזאת הרבה, וכל פעם מחדש הייתי מופתע ממה שהמנוחה הנכונה עושה ליעילות שלי.
מעבר לכך שמדובר בהנאות האמיתיות של החיים.
טעות ניהול זמן 4# – לחסוך זמן על חשבון תכנון
הטעות האחרונה שנתייחס אליה היא לפסוח על התכנון. אמנם לבנות חזון ארוך טווח ולגזור ממנו מטרות דורש מחשבה. ליצור רשימת משימות ולהכניס אותן ליומן זה משמעם, אבל הזמן שאנו משקיעים בתכנון מחזיר את עצמו בריבית, והריבית היא תוצאות.
בסופו של דבר, אנחנו מדלגים על התכנון, כי יש לנו אמונה שבעוד שעתיים בשבוע שנרוויח נספיק יותר, אך זו שגיאה. וכמו שאומר המשפט "כשאנו נכשלים בתכנון אנו מתכננים להיכשל".
4 עקרונות מפתח של ניהול זמן
עקרון ניהול זמן 1# – קודם מטרות ואז משימות
יש לנו כבני אדם נטייה לשאול "מה צריך לעשות?" ולא "מה אני רוצה להשיג?". כשאנחנו קמים בבוקר, נדירים האנשים שרושמים לעצמם את התוצאה הרצויה בסוף יום העבודה. הרוב חושבים על המשימות שיש לבצע.
אנשים כאלו, גם אם הם חרוצים ופועלים במרץ, גם אם הם מסודרים ומשתמשים ביומן. עדיין בסוף היום הם סימנו וי על משימות ולא בהכרח השיגו תוצאות. ייתכן שאילו היו רושמים לעצמם מטרות, חלק גדול מהעבודה היה נחסך. לכן כל פעם שאנו מארגנים לעצמנו רשימת משימות קודם כל אנחנו חייבים לשאול מה התוצאה שאני רוצה להשיג?
עקרון ניהול זמן 1.5# – מטרות ארוכות טווח
דגש מרכזי בעיקרון הוא שעלינו קודם כל להציב מטרות ארוכות טווח, אלו הן מטרות מופשטות יחסית שניתן לכוון לשנה קדימה ואף יותר. מתוכן, גוזרים מטרות לטווח בינוני, אלו כבר צריכות להיות מדידות וספציפיות כמו שהסברתי במודל סמארט. מתוך היעדים בטווח בינוני, כל שבוע או אפילו כל יום עלינו להחליט מה התוצאות שהכי חשוב לנו להפיק, רק אחרי שהחלטנו על התוצאות, אפשר לבנות תוכנית עבודה ומשימות שבאמת יניבו עבורנו את התוצאות הכי טובות בזמן הנתון.
עקרון ניהול זמן 2# – מינימליזם
המוח שלנו בנוי לחפש חידושים וגיוון, הוא בנוי להתרגל למצב הקיים ולדרוש מאיתנו התקדמות ושיפור. הכלכלה והתרבות הקפיטליסטית גם כן בנויה על אותו עקרון של כל הזמן לחדש ולהתקדם.
אצל חלק מהאנשים הנטייה הביולוגית-תרבותית הזו מתבטאת בכך שהם מחפשים להשיג ולכבוש יעדים, לצבור הון ומוניטין, לפתח קריירות מפוארות. אצל אחרים זה מתבטא ברצון לעוד קניות. יש כאלו שמתעניינים בלחוות כמה שיותר, לטייל סביב העולם, לרקוד בכל רחבה.
הנטייה יכולה להגיע בדרכים הנחשבות מזיקות כמו הצורך לצפות בכל הסדרות ולהישאר מעודכנים בכל הסטוריס באינסטגרם ויכולה להגיע בדרכים הנחשבות חיוביות כמו לרכוש ידע ולקרוא כמה שיותר ספרים.
לא משנה כיצד הנטייה מתבטאת, כל עוד אנו בחיפוש הבלתי פוסק אחר יותר זה הורס את ניהול הזמן שלנו, כי לא משנה כמה אפקטיביים וזריזים נהיה, לעולם לא נספיק הכל, יש בעולם אינסוף חוויות שניתן לחוות ואינסוף יעדים שניתן לכבוש. המוח שלנו גורם לנו להרגיש שזה מה שייתן לנו סיפוק, אך בפועל זה לא באמת עובד ככה. ואנחנו נשארים עם הרבה עשייה, מעט סיפוק ומירוץ בלתי אפשרי אחרי השעון.
החכמה במינימליזם היא במקום לשאול, מה אנחנו רוצים עוד, לשאול על מה אפשר לוותר, מה אינו נחוץ. פתאום יתפנה לנו זמן למה שבאמת חשוב ומהותי.
כמו שסטיב ג'ובס אמר פעם להחליט מה לא לעשות חשוב באותה מידה מלהחליט מה כן לעשות.
עקרון ניהול זמן 3# – ניהול המצב הרגשי
כמו שטענו בתחילת המאמר, אין דבר כזה ניהול זמן, יש ניהול אישי. לכן לא משנה כמה היומן שלנו מסודר וכמה המטרות שלנו מתוכננות, אם אנחנו לא בהלך רוח של פרודוקטיביות לא נשיג תוצאות.
הסברנו כבר שאנשים עושים טעות גדולה כאשר הם מנסים לחסוך זמן על ידי פחות שינה וויתור על מנוחה. זו טעות, כיוון שאנחנו לא מכונות וכאשר המצב הרגשי שלנו אינו במיטבו אנחנו לא פועלים באותה רמה.
כעת אני טוען מעבר לכך, הסוד לניהול זמן איכותי הוא באופן יזום ואקטיבי למצוא את הדרכים להיות במצב רגשי שליו ועוצמתי.
איך עושים זאת? חצי מהמאמרים באתר על כך:
הנה כמה מהפופולרים. תבינו שלעסוק בתכנים שמשפרים את המצב הרגשי שלכם, לעשות מדיטציות, ללמוד כלים שמעלים את הלך הרוח, זה לא רק מה שיעשה אתכם מאושרים, אלא גם יעשה אתכם יעילים.
הנה כמה מאמרים וסרטונים מומלצים:
עוגן NLP – איך לשנות את המצב הרגשי בלחיצת כפתור
איך לבנות הרגל של חשיבה חיובית
חמלה עצמית + מדיטציה לאהבה עצמית
4 שיטות להפסיק עם קנאה
דימוי עצמי נמוך – מה הפתרון
הכרת תודה + מדיטציה להודיה
ואלו רק חלק קטן מאוד, המשיכו לגלוש באתר ועקבו אחר ערוץ היוטיוב ותגלו עוד עשרות של סרטונים ומאמרים על ניהול המצב הרגשי.
עקרון ניהול זמן 4# – הרגלים
חלק גדול מהיום שלנו נשרף על תכנון ומחשבות מה נעשה קודם, מה נעשה אח"כ. ברגע שיש לנו הרגל, כל המחשבות האלו נחסכות מאיתנו, זה גם חוסך זמן וגם אנרגיה נפשית.
אם יש לי הרגל לעשות פעילות גופנית בזמנים מסוימים, אין צורך לתכנן מתי לצאת? איזה בגדים ללבוש? מה לאכול אח"כ? איזה תרגילים לעשות? הכל קורה אוטומטית. זה גם יותר מהיר וגם גוזל פחות אנרגיה נפשית. אותו הדבר נכון להרגלי עבודה.
ברור שאי אפשר ולא רצוי שהכל יהיה בתוך רוטינות, אבל כן רצוי שיהיה לנו לפחות כמה הרגלים יציבים.
בקורס הדיגיטלי שלי על ביטחון עצמי אני מקדיש שיעור על יצירת הרגלים.
בינתיים משהו קטן שאני יכול להמליץ לכם עליו הוא להוריד אפליקציה בשם habit tracker.
איך לוודא שניהול הזמן שלכם אכן משתפר
זהו מסוג המאמרים שלא מציג שלבים מדורגים, אלא סדרה של טיפים ועקרונות. ההמלצה היא לקחת את העיקרון או הטעות שהכי רלוונטית עבורכם. ובשבוע-שבועיים הקרובים התמקדו בלתקן רק את הטעות או להטמיע את העיקרון.
אחרי שבוע-שבועיים חיזרו אל המאמר וביחרו טעות או עיקרון אחר. וכן הלאה. עד שתטמיעו את הכל בחיים שלכם. וניהול הזמן שלכם ישתפר בעשרות מונים.
אם אהבתם, שתפו את המאמר ועקבו אחרי ערוץ היוטיוב כדי לקבל עוד תכנים מעניינים ואיכותיים בחינם.
כמו כן, לחצו כאן והצטרפו לקבוצת ה-WhatsApp שם תקבלו כל יום ראשון תכנים מעצימים שיעזרו לכם לפתוח את השבוע עם חיוך ואנרגיה
מאחל לכם להיות סופר פרודוקטיביים ומאושרים
שחר כהן
בונוס 1# – עוד סרטונים רלוונטים
3 הרגלים של אנשים אפקטיביים במיוחד בעידן המודרני
בונוס 2# – ויזואליציות ומדיטציה למיקוד במטרה
מדיטציה ליצירת מציאות קצרה (10 דקות)
מדיטציה ליצירת עתיד (20 דקות)
מדיטציה להטמעת מטרה בתת המודע (20 דקות)
בונוס 2# – מדיטציות מיינדפולנס – עוזרות לפיתוח ריכוז
מדיטציית מיינדפולנס קצרה (5 דקות)
מדיטציית מיינדפולנס לרגיעה ולפיתוח מודעות וריכוז (13 דקות)
מדיטציית מיינדפולנס עם תרגיל נשימה מרגיע ובריא (23 דקות)
רוצים להתייעץ איתי, לשאול שאלות, או לשתף בחוויות ותובנות?
יש שתי דרכים לעשות זאת:
1. בתגובות של ערוץ היוטיוב. אני מגיב מהר ומשקיע זמן רב כדי לקרוא הכל ולענות לכולם.
ובלי קשר שווה לעקוב שם, כדי לקבל בחינם תכנים איכותיים שעולים רק ביוטיוב.
2. באינסטגרם. אני עושה שאלות ותשובות בסטורי.
כמובן, גם באינסטגרם תמצאו תוכן בלעדי, ממוקד ואיכותי שמתפרסם רק שם.
לאימון אישי משולב NLP כיתבו לי
לחצו כאן כדי לקבל השראה שבועית לWhatsApp (הודעה אחת בשבוע)
לקורס המקיף והמושקע NLP ביטחון עצמי שמעביר אתכם תהליך עוצמתי.
